Prévenez vos correspondants grâce à un mail d’absence

Que vous soyez en vacances ou en déplacement professionnel pour quelques jours, il est de bon ton de prévenir vos contacts par retour de mail. Informés de votre absence, ils patienteront dans l’attente de votre réponse, ou pourront joindre l’un de vos collaborateurs. 

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Gérez vos absences avec Gmail

Identifiez-vous puis cliquez sur la roue crantée située sous votre avatar. Dans le volet suivant, activez la commande PARAMÈTRES, puis l’onglet GÉNÉRAL et faites défiler les options jusqu’à trouver la section RÉPONSE AUTOMATIQUE pour y saisir l’objet puis le texte du message. Indiquez la date de début et de fin de l’option de réponse automatique puis cochez ENVOYER UNE RÉPONSE UNIQUEMENT AUX PERSONNES FIGURANT DANS MES CONTACTS. Enregistrez le mail et cochez RÉPONSE AUTOMATIQUE ACTIVÉE.

Gérez vos absences avec Outlook

Si vous utilisez le client de messagerie de Microsoft pour gérer vos adresses Gmail, POP3 ou IMAP, la réponse automatique impose la création d’une règle de message. Cliquez sur NOUVEAU MESSAGE et entrez le texte de la réponse. Activez ensuite FICHIER, ENREGISTRER SOUS. Nommez ce fichier et à la section TYPE, choisissez MODÈLE OUTLOOK (*.oft) puis validez à l’aide du bouton ENREGISTRER. 

Ensuite, depuis l’onglet FICHIER, sous INFORMATIONS SUR LE COMPTE, sélectionnez le compte concerné et cliquez sur GÉRER LES RÈGLES ET ALERTES. Activez à présent le bouton NOUVELLE RÈGLE. L’Assistant de Gestion des messages dresse la liste des critères de base. Dans la section DÉMARRER À PARTIR D’UNE RÈGLE VIERGE, optez pour APPLIQUER LA RÈGLE AUX MESSAGES QUE JE REÇOIS. Cliquez sur SUIVANT, cochez la case DONT JE SUIS L’UNIQUE DESTINATAIRE et passez à l’étape suivante.

À l’étape suivante, l’Assitant vous invite à définir l’action qui sera exécutée lorsque vous recevrez un message. Cochez RÉPONDRE EN UTILISANT UN MODÈLE SPÉCIFIQUE. Pointez, dans la section ÉTAPE 2 : MODIFIEZ LA DESCRIPTION…  le lien souligné UN MODÈLE SPÉCIFIQUE. Sélectionnez le modèle crée précédemment puis validez. Attention toutefois, pour que la règle fonctionne, Microsoft Outlook doit demeurer ouvert en votre absence.

Gérez vos absences avec l’appli Courrier de Windows 10

Si vous avez opté pour le client de messagerie de Windows 10, accédez aux options de l’appli et pointez l’intitulé RÉPONSES AUTOMATIQUES. Sélectionnez votre compte de messagerie puis activez le bouton ENVOYER DES RÉPONSES AUTOMATIQUES. Cochez ENVOYER DES RÉPONSES EN DEHORS DE MON ORGANISATION, ENVOYER DES RÉPONSES À MES CONTACTS UNIQUEMENT, puis saisissez le texte de la réponse dans la zone de composition.